Combien d'objets publicitaires commander pour un événement : la méthode
Le bon chiffre part des personnes, pas du budget
La question « combien de pièces ? » revient avant chaque salon, séminaire ou journée portes ouvertes. La réponse se calcule : on part du nombre de personnes que l'on veut toucher, on décide ce que chacune reçoit, puis on arrondit à la quantité qui convient. Le budget vient après, une fois la quantité posée, parce que le tarif unitaire dépend d'elle.
La méthode en quatre étapes
- Comptez vos publics. Visiteurs attendus, participants inscrits, invités, équipe sur place : chaque groupe n'a pas le même objet ni le même nombre de pièces.
- Séparez deux paniers. Des objets de flux, petits, qui se distribuent largement pour faire circuler votre logo, et des objets plus soignés, remis aux personnes que vous voulez vraiment retenir. C'est la règle des deux paniers que détaille notre page goodies pour salon professionnel.
- Fixez le nombre d'objets par personne. Un objet de flux pour chaque visiteur que vous pensez croiser, un objet soigné pour chaque contact à qualifier. Ajoutez une petite marge : manquer d'objets à la dernière heure se voit plus que d'en avoir quelques-uns en trop.
- Arrondissez à la quantité commandable. Un même visuel se commande dès 25 pièces identiques, parfois plus selon l'objet. Regardez aussi le palier de quantité suivant : le tarif unitaire baisse quand la quantité augmente, et il arrive que quelques pièces de plus coûtent peu.
Un exemple pour fixer les idées
Prenons un salon de deux jours où vous attendez environ 300 contacts à votre stand, dont une cinquantaine à qualifier. Les chiffres ci-dessous sont un exemple de raisonnement, pas une recommandation : remplacez-les par les vôtres.
| Public | Nombre estimé | À commander |
|---|---|---|
| Visiteurs de passage | 300 | Un objet de flux léger : 300 pièces, plus une petite marge |
| Contacts à qualifier | 50 | Un objet soigné : 50 pièces, plus une petite marge |
| Équipe sur le stand | 6 | Rien à part : l'équipe se sert dans les lots |
Le résultat se lit en deux lignes de commande, chacune avec son visuel et son tarif. C'est plus lisible qu'un lot unique mal dimensionné.
Quelle quantité selon le type d'événement
- Un salon ou un forum ouvert au public : la quantité dépend de la fréquentation attendue et de la part de visiteurs qui s'arrête réellement à votre stand. Demandez à l'organisateur le nombre de visiteurs de l'édition précédente, puis appliquez votre propre taux d'arrêt si vous le connaissez.
- Un séminaire ou un événement interne : le compte est exact, un objet par inscrit. Prévoyez quelques pièces pour les retardataires et les remplacements de dernière minute.
- Un événement client ou une soirée : un objet soigné par invité, remis en fin de soirée plutôt qu'à l'entrée, pour qu'il rentre avec lui.
- Un événement sportif ou associatif : comptez les participants et les bénévoles séparément, car l'objet n'est pas toujours le même. Voir aussi nos objets pour les événements sportifs et associatifs.
Le calendrier compte autant que la quantité
Une fois la quantité fixée, la commande doit arriver avant l'événement. La fabrication démarre après la validation du bon à tirer (BAT), l'aperçu de votre logo sur l'objet, et il faut compter en général entre une et trois semaines entre cette validation et la livraison, davantage pour un gros volume ou une livraison hors de France. Pour un salon, nous conseillons de commander quatre à six semaines avant l'événement. Le configurateur affiche une date de livraison avant le paiement : c'est elle qu'il faut retenir. Notre guide sur le délai de fabrication et de livraison détaille les étapes, et le calendrier de commande situe les périodes chargées de l'année.
Mesurer ce que rapporte chaque objet
Une fois l'événement passé, comparez la quantité distribuée au nombre de contacts obtenus : c'est ce qui affine votre chiffre pour la prochaine fois. Notre guide sur le coût par contact des goodies événementiels montre comment poser ce calcul.
Les erreurs à éviter
- Commander un seul lot pour tous les publics, au lieu de deux paniers.
- Fixer la quantité d'après le budget seul, sans compter les personnes.
- Oublier que le délai court à partir de la validation du BAT, pas de la commande.
- Ne prévoir aucune marge, puis manquer d'objets le deuxième jour.
- Ignorer le palier de quantité suivant, alors qu'il peut baisser le tarif unitaire.
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